Аналитика хранения информации

В ходе внедрения любой ECM-системы следует уделять особое внимание проведению предварительной тщательной аналитики и серьезного проектирования. Рассмотрим немногие из важных вопросов, которые должны быть решены до внедрения системы:

 

1. Организация доступа к документам в системе

 

Документация в компании как правило хранится либо на локальных ресурсах, либо в бумажном виде в архиве, и каждый сотрудник вправе получить необходимый ему документ. Однако внедрение ECM-системы побуждает будущих владельцев системы максимально разграничить доступ к документам пользователей, решая таким образом потенциальную проблему избытка информации для сотрудников. Такой подход неверен. Организация доступа к документам должна проектироваться исключительно с учетом классов конфиденциальности документов и регламентных правил компании в части ознакомления сотрудников с корпоративной информацией. Внедренная с соблюдением этого правила система является гибкой и стабильной, не требующей больших временных и трудовых ресурсов в ходе поддержки и развития.

 

2. Система хранения документов в пределах системы

 

Проблема с избытком информации для пользователей решается проектированием структуры хранения документов в системе и построением правильной модели данных. Формирование корректных наборов атрибутов документов и разделение документов на типы, соответствующие спроектированной стратегии использования системы пользователями, позволит сформировать нужный уровень понимания конечными пользователями и избежать ошибок.

 

3. Контроль версий

 

Несмотря на внедрение ECM-системы, то есть системы по управлению электронными документами, компания еще очень нескоро сможет отказаться от бумажных оригиналов документов. Один и тот же документ с подписью главного бухгалтера компании и без подписи с юридической точки зрения является двумя абсолютно разными документами. Однако в рамках системы эти документы должны быть крепко взаимосвязаны, более того, нередко должна прослеживаться история перехода документа из «неподписанного» в «подписанный», в том числе включающая информацию о том, кто подписал, кто принес на подпись, когда, сколько человек участвовало в рассмотрении перед подписанием, какие были замечания и т.д. Целью проектирования является определение четкого процесса: как, с чьей помощью и в каком виде каждая версия документа попадает в систему, как эти версии должны быть взаимосвязаны, какие дополнительные данные ассоциируются с документом и какой дальнейшей обработке должен быть подвергнут документ.

 

Помимо рассмотренных, в аналитику хранения документов входит проработка таких вопросов внедрения системы, как интерфейс пользователя, формат хранения, сценарии интеграции с другими системами, архивирование и уничтожение данных и документов, массовые операции и др.

 

Несмотря на кажущуюся легкость постановки вопросов, принятие решений по ним всегда требует изменения существующих процессов в компании, что нередко приводит к вовлечению высшего руководства компании. Несвоевременное решение подобных вопросов приводит к гарантированному срыву сроков, неудовлетворенности пользователей и росту затрат.